Prozess-Manager

Ein:e Prozessmanager:in ist im Unternehmen für den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen auf allen Ebenen verantwortlich.

Die Position wird in nahezu allen Branchen eingesetzt und befasst sich mit der Steuerung und Umsetzung sowie der Kontrolle von wiederkehrenden Aufgaben, um diese zu vereinfachen und somit zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beizutragen. Da in einem Unternehmen zahlreiche Prozesse ablaufen, ist es wichtig, diese aufeinander abzustimmen.

Ein:e Prozessmanager:in ist eine Schlüsselfunktion, um die Schnittstellen zwischen den einzelnen Abteilungen zu koordinieren. Hierfür bedarf es einer fundierten Ausbildung in den relevanten Bereichen, sodass der oder die Prozessmanager:in auf jede Frage eine kompetente Antwort geben kann. Durch diese Fähigkeit ist die Manager:in in der Lage, die notwendigen Verbesserungen nachhaltig umzusetzen und so für einen effizienteren Arbeitsablauf im gesamten Unternehmen zu sorgen.

Prozessmanager:innen sorgen dafür, dass Kund:innen zufriedener sind und die Produktivität steigt. Dieser Beruf wird immer bedeutsamer, da die prozessorientierte Unternehmensorganisation immer häufiger eingesetzt wird.

Ein:e Prozessmanager:in legt zunächst die Prozessziele fest. Dabei muss man entscheiden, was genau geprüft und verbessert werden soll und wo dringender Handlungsbedarf besteht. Anschließend analysiert man den ausgewählten Prozess und identifiziert die Erfolgsfaktoren.

Hierbei stützt man sich auf Zahlen, Daten und Fakten wie Umsatz, Gewinn, ROI, Cash Flow oder Rentabilität. Darüber hinaus führt man selbst Kennzahlen, Messgrößen und -systeme ein. Um einen umfassenden Überblick über den Ist-Zustand des Prozesses zu bekommen, berücksichtigt ein:e Prozessmanager:in auch Indikatoren wie Qualität der Kundenbeziehungen oder Mitarbeiterzufriedenheit in der Analyse.

Die Dokumentation des Ist-Zustands eines Prozesses ist die Grundlage für jede Prozessverbesserung. Zuerst wird der aktuelle Zustand des Prozesses analysiert und dann von dem oder der Projektmanager:in bewertet. Fehler und Mängel werden erkannt, Einsparpotenziale aufgedeckt, überflüssige Schritte identifiziert und mögliche Automatisierungen untersucht. Der oder die Manager:in ist in der Regel auch für die Erarbeitung der Optimierungsmaßnahmen verantwortlich und erstellt hierfür einen Plan, der beschreibt, wie der neue, optimierte Prozess ablaufen wird und welche Ziele damit erreicht werden sollen.

Prozessmanager:innen sorgen dafür, dass die Geschäftsleitung stets auf dem Laufenden ist und bei der Einführung neuer Abläufe die Mitarbeiter:innen mit einbezieht. Dabei werden sie umfassend in die neuen Aufgaben eingewiesen.

Prozessmanager:innen werden in der Regel von den Unternehmen mit einem abgeschlossenen Hochschulstudium eingestellt. Dabei sollte man für den IT-Service beispielsweise Wirtschaftsinformatik oder angrenzende Fächer studiert haben. Zusätzlich ist meist auch Berufspraxis eine grundlegende Voraussetzung, da es umfassender Erfahrungswerte bedarf, Prozesse zu analysieren und zu bewerten. Jedoch ist es auch möglich, durch Ausbildung, Erfahrung und Weiterbildung Prozessmanager:in zu werden.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, sich über Anbieter weiterzubilden und zu eine:r Prozessmanager:in zu werden. In den angebotenen Seminaren wird man nicht nur auf fachlicher Ebene weitergebildet. So lernt man unter anderem auch, wie man neue Prozesse konzipiert und Schulung für Mitarbeitende bei der Einführung von Prozessen plant.

Durch die Weiterbildung zum “Prozessmanager für Produktionstechnologie” können Fachkräfte in die Industrie einsteigen und dort Fertigungsprozesse planen, steuern und optimieren. Dies ermöglicht einen einheitlichen Prüfungsprozess und den Einstieg in verschiedene Unternehmen.

Als Prozessmanager:in ist man für eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben verantwortlich und muss zudem viele Entscheidungen treffen – deshalb werden hierfür sowohl Hard- als auch Soft Skills benötigt.

Folgende Kompetenzen sind erforderlich, um das Projektmanagement auf fachlicher Ebene gut zu beherrschen:

Hard Skills

• Wirtschaftliche Kenntnisse (v. a. BWL)
• Erfahrung in der Planung, Koordination, Analyse und Optimierung von Prozessen
• Fachwissen und Know-how der jeweiligen Branche und spezifischen Prozesse
• Fundierte Fachkenntnisse im Prozessmanagement
• Erfahrungsschatz im Bereich der Mitarbeiterführung
• Sehr guter Umgang mit Office-Anwendung und gute Computer-Skills
• Exzellente Englischkenntnisse – insbesondere in internationalen agierenden Firmen

Soft Skills

• Logisches, analytisches und vernetztes Denken
• Lösungsorientiertes und zielstrebiges Arbeiten
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationstalent und Führungskompetenzen
• Stressresistenz und Durchhaltevermögen
• Durchsetzungsstärke & Kreativität bei der Erreichung von Zielen

Prozess-Manager:in vs. Projekt-Manager:in: Was ist der Unterschied?

Der oder die Projektleiter:in ist für die Durchführung einmaliger, innerbetrieblicher Projekte zuständig. Ein:e Prozessleiter:in kümmert sich hingegen um die Organisation und den Ablauf wiederkehrender Vorgänge im Unternehmen.